Funksjoner

Når en rapport er sendt inn, tar DESS® seg av resten. Alle rapporter arkiveres automatisk i systemet, uten noe ekstra arbeid for de ansatte. Dere får dermed komplett oversikt og kan enkelt finne frem dokumentasjon ved behov. Systemet loggfører hvem som gjorde hva, hvor og når, noe som gir full sporbarhet og gjør smittesporing enklere dersom en hendelse skulle oppstå.

‍

• Automatisk arkiv:
  Alle DESS-rapporter lagres trygt og sorteres logisk, knyttet til riktig fartøy, utstyr eller lokalitet. Rapportene er skrivebeskyttet etter innlevering og kan ikke redigeres i etterkant – dette sikrer integriteten i dokumentasjonen. Ved et tilsyn eller en revisjon kan dere dermed stole på at historiske data er korrekte.
  ‍
• Smittesporing:
  Hver lokalitet og hvert fartøy har sin egen rapporthistorikk. Man kan til enhver tid se hvilke fartøy/utstyr som har vært innom en lokalitet, og motsatt hvilke lokaliteter et bestemt fartøy eller utstyr har besøkt. Dette gir full kontroll på potensielle smitteveier dersom det skulle oppstå et sykdomsutbrudd.
  ‍‍
• Enkel eksport og deling:
  All dokumentasjon kan deles med et par klikk. Enten dere vil eksportere en rapport til PDF for å sende på e-post, eller dele rapporter direkte med andre DESS-brukere (f.eks. en kunde eller samarbeidspartner), går det raskt og sikkert. Dette gjør det lett å fremvise dokumentasjon til tilsynsmyndigheter eller kunder når det trengs.

‍

‍For eksempel:
Dersom det oppstår sykdom på en lokalitet, kan dere umiddelbart spore alle bevegelser – hvilke servicefartøy som har besøkt lokaliteten den siste tiden, og hvilke andre lokaliteter disse fartøyene igjen har vært på. All historikk ligger i DESS, klart til bruk for effektiv smittesporing. Skulle Mattilsynet be om dokumentasjon, kan dere like enkelt hente frem relevante rapporter fra arkivet og dele dem som PDF.

Oppdrettsanlegg og servicebåter benytter mye utstyr som flyttes mellom steder – alt fra håver og verktøy til større maskiner. Med DESS® får dere full kontroll over utstyrsparken slik at ingen gjenstander faller mellom stolene når det gjelder rengjøring eller sporing. Via appen kan man til enhver tid sjekke status og historikk for hvert enkelt utstyr: når det sist ble vasket, hvor det befinner seg, og om tilhørende dokumentasjon er på plass.
‍

• Vaskelogg per utstyr:
  Hver gjenstand har sin egen logg. Hver gang utstyret vaskes og desinfiseres, registreres det automatisk i DESS®. Man ser dato, klokkeslett, hvem som utførte vasken, og kan åpne den tilhørende rapporten. Slik kan dere alltid bekrefte at viktig utstyr ble rengjort etter bruk.
  ‍
• Lokasjonsporing:
  Flytter utstyret på seg, følger systemet med. DESS® knytter hvert utstyr til en lokasjon (merd, anlegg) eller et fartøy. Historikken viser alle forflytninger over tid, slik at dere vet hvilke lokaliteter hvert utstyr har vært innom. Dette er uvurderlig hvis dere senere må spore en smittekilde – man ser nøyaktig hvilke steder f.eks. en håv har vært brukt.
  ‍
• Dokumentasjon tilknyttet utstyr:
  Last opp relevant dokumentasjon på hvert utstyr, som f.eks. sikkerhetsdatablader, brukermanualer eller sertifikater. Alt lagres sentralt og er lett tilgjengelig for mannskapet via appen. Dermed har de all informasjonen de trenger om utstyret (både hvordan det skal brukes og hvordan det skal rengjøres) på samme sted.
  ‍

For eksempel:
La oss si at dere har en høytrykksspyler som brukes på flere lokaliteter. Med DESS kan dere se at den ble sist vasket i går av Kari, og at den nå befinner seg på Lokalitet B etter å ha vært på Lokalitet A tidligere i uken. Skulle det oppstå et smitteutbrudd på Lokalitet B, vet dere med én gang at akkurat denne høytrykksspyleren har vært i kontakt med Lokalitet A, og dere kan iverksette målrettede tiltak (f.eks. ekstra desinfisering av utstyret) for å hindre videre spredning.

DESS® fungerer som et digitalt stoffkartotek og lagerstyringssystem for rengjørings- og desinfeksjonsmidler. I stedet for manuelle loggbøker gir systemet dere sanntids oversikt: Hvilke kjemikalier finnes på lager på de ulike lokalitetene? Hvor mye er brukt den siste måneden? Når må det bestilles mer? Alt dette håndteres automatisk. Forbruk loggføres fortløpende, og beholdningen oppdateres hver gang noen registrerer bruk av et middel i en rapport. I tillegg har alle i teamet enkel tilgang til nødvendig HMS-informasjon (f.eks. sikkerhetsdatablader) direkte i appen, slik at kjemikalier håndteres trygt og i tråd med regelverket.
‍

• Lageroversikt per sted:
  Se nøyaktig hvilke rengjørings- og desinfeksjonsmidler som til enhver tid finnes på lager på hvert fartøy og anlegg. DESS® forebygger at dere går tomme uten å vite det – for eksempel unngår man scenarioet der man tror det er klor tilgjengelig, men hyllen egentlig er tom.
  ‍
• HMS-datablader lett tilgjengelig:
  Alle sikkerhetsdatablader (HMS) og relevante retningslinjer for kjemikaliehåndtering er samlet i systemet. Trenger man å sjekke riktig bruk eller verneutstyr for et middel, finner man det digitalt på et øyeblikk. Dette sparer tid og øker sikkerheten, siden ingen trenger å lete i permer eller gamle e-poster for å finne dokumentasjon.
  ‍
• Automatisk påfyllingskontroll:
  DESS® hjelper dere å planlegge innkjøp i god tid. Systemet kan varsle når beholdningen faller under et definert nivå, slik at dere rekker å bestille påfyll før det er tomt. Man kan også legge inn utløpsdato på hvert parti kjemikalier – da varsler DESS® i forkant av utløpsdato, slik at dere får brukt opp midlene eller skaffet erstatning i tide.
  ‍

For eksempel:
Hvis klorbeholdningen på en servicebåt begynner å bli lav, vil DESS automatisk sende et varsel til ansvarlige om at det er på tide å fylle opp. Dermed slipper man å oppdage midt under en vask at kloren er brukt opp. Tilsvarende kan en driftsleder motta varsel om at en batch Virkon går ut på dato om 30 dager – da kan man planlegge å bruke opp restene på passende oppgaver eller kassere og erstatte middelet innen fristen. Resultatet er at kritiske kjemikalier alltid er tilgjengelige når de trengs, og at man oppfyller alle dokumentasjonskrav til kjemikaliebruk.

Når et fartøy tas på slipp (tørrdokk) for rengjøring av skrog og undervannslinje, stilles det strenge krav til dokumentasjon. DESS® inneholder en egen modul for slipsetting som gjør prosessen enkel å dokumentere og følge opp. Modulen lar brukeren fotografere skroget før og etter rengjøring, og den inneholder en skreddersydd sjekkliste som guider gjennom alle nødvendige trinn. Når jobben er gjort, kan rapporten sendes direkte til godkjenning hos en ansvarlig. Slik sikrer man at ingen trinn overses i en kritisk prosess, og at fartøyet er forsvarlig desinfisert før det settes ut i sjøen igjen.
‍

• Skreddersydd slipprapport:
  DESS® har en egen rapportmal for slipsetting. Brukeren blir veiledet gjennom dokumentasjon av hele slipprosessen – inkludert påkrevd før- og etter-bilde av skroget, registrering av hvilke områder som er rengjort, og bekreftelse på bruk av riktige metoder og midler.
  ‍
• Godkjenning av skrogvask:
  Etter at skroget er rengjort kan rapporten sendes til en biosikkerhetsansvarlig eller annen godkjent person for gjennomgang. Denne personen kan verifisere at fartøyet er tilfredsstillende vasket og desinfisert. Godkjenningen loggføres i systemet og gir en uavhengig bekreftelse på at fartøyet er smittefritt før sjøsetting.
  ‍
• Automatisk arkivering:
  Alle fullførte slippsettingsrapporter lagres automatisk og knyttes til det aktuelle fartøyet. Slik får dere en ryddig oversikt i arkivet over alle gjennomførte slipsettinger per fartøy. Dette gjør det enkelt å dokumentere historikk overfor kunder og myndigheter, og dere kan alltid gå tilbake og se når og hvor skroget sist ble renset.
  ‍‍
• Oppdatert status i hele systemet:
  DESS® registrerer automatisk datoen for siste slipsetting på fartøyet. Denne datoen blir synlig i alle relevante deler av systemet – for eksempel vil rapporter og utstyrslogger for fartøyet vise når skroget sist ble rengjort, med en direkte lenke til den detaljerte slipprapporten. Alle som jobber med fartøyet har dermed oppdatert informasjon om skrogets status, noe som er viktig for planlegging av nye oppdrag.
  ‍

For eksempel:
Et servicefartøy som har vært på slipp i dag, kan bruke DESS til å dokumentere skrogrengjøringen grundig. Røkteren tar bilder av skroget før og etter vask, fyller ut den digitale sjekklisten, og sender så rapporten til en biosikkerhetsansvarlig i selskapet for endelig godkjenning. Når rapporten er godkjent i DESS, vet både rederiet og oppdretteren som skal motta fartøyet at båten er helt fri for smitteførende groe før den settes tilbake i drift. All informasjon om denne slipsettingen er lagret og tilgjengelig for fremtidig referanse.

Effektive biosikkerhetsrutiner krever at alle involverte har enkel tilgang til relevante dokumenter og prosedyrer. DESS® fungerer som et sentralt, digitalt bibliotek for alle biosikkerhetsdokumenter i bedriften. Dere kan laste opp interne prosedyrer, instruksjonsdokumenter, biosikkerhetsplaner, beredskapsplaner og lignende, og organisere dem i systemet. Hver fil kan tilgangsstyres slik at kun autorisert personell ser sensitive dokumenter. Resultatet er at alle i teamet finner oppdatert informasjon når de trenger det, enten de er ute på merdkanten med mobilen eller på kontoret med PC. I tillegg kan dere dele utvalgte dokumenter med eksterne aktører på en kontrollert måte ved behov.
‍

• Interndeling:
  Gjør viktige dokumenter tilgjengelig for ansatte på en enkel måte. Alt fra vaskemanualer til smitteverninstrukser kan legges inn i DESS®, så man slipper å sende e-post eller lete i permer. Alle vet hvor de finner de gjeldende rutinene. Hvis noe oppdateres, vil teamet alltid se nyeste versjon, noe som eliminerer versjonskaos og misforståelser.
  ‍
• Eksterndeling:
  Del relevant informasjon med partnere sikkert via DESS, i stedet for uoversiktlige e-posttråder. For eksempel kan dere gi et innleid serviceselskap begrenset tilgang til deres biosikkerhetsplan eller rutinebeskrivelser før de kommer på besøk. Dette skjer innenfor systemet og loggføres. Dere beholder kontrollen – kun de dere inviterer, får se dokumentene, og tilgangen kan når som helst trekkes tilbake.
  ‍

For eksempel:
Et oppdrettsselskap skal få besøk av et eksternt rengjøringsfartøy. I forkant deler de relevante prosedyrer og smitteverninstrukser via DESS med kapteinen på fartøyet. Kapteinen mottar da alltid siste oppdaterte versjon av dokumentene i appen sin, og selskapet vet at instruksene er lest. Ingen viktige vedlegg blir borte i e-post, og man unngår at utdatert informasjon brukes. Alle parter er samkjørt og vet hva som forventes for å ivareta biosikkerheten.

For kritiske biosikkerhetsoperasjoner tilbyr DESS® muligheten for godkjenning av rapporter i etterkant. Dette fungerer som et valgfritt to-trinns kontrollsystem: Når mannskapet har levert en vaskerapport, kan en driftsleder eller biosikkerhetsansvarlig gjennomgå rapporten i appen og markere den som godkjent. Ved behov kan rapporten også sendes til en ekstern tredjepart for verifisering – for eksempel til en kunde, en veterinær eller en uavhengig inspektør som skal godkjenne at alt er gjort riktig. Alle godkjenningshandlinger blir loggført, slik at man i ettertid ser hvem som godkjente rapporten og når. Denne funksjonen gir en ekstra trygghet for at rutiner er fulgt, og bygger tillit mellom alle involverte parter.
‍

For eksempel:
Et eksternt servicefartøy har utført vask og desinfeksjon etter å ha forlatt Lokalitet A. Via DESS sender de vaskerapporten sin til driftslederen på Lokalitet B for forhåndsgodkjenning før fartøyet ankommer der for et nytt oppdrag. Driftslederen ser over rapporten, konstaterer at alt er i orden, og godkjenner den digitalt. Lokalitet B har dermed dokumentasjon på at nødvendig smittevern er utført på forhånd, og servicefartøyet kan tas imot uten forsinkelser. Alle involverte har dette skriftlig dokumentert i DESS, noe som skaper trygghet og sporbarhet.

Ha full kontroll på hvem som besøker anlegg og fartøy, og sørg for at de følger smittevernrutiner. DESS® inkluderer en digital besøksprotokoll der alle gjester enkelt kan registrere seg ved ankomst og utsjekk via mobilen. Som en del av innsjekkingen får besøkende opp en kort smittevern-sjekkliste – for eksempel å bekrefte at hender, skotøy og utstyr er desinfisert, og at de ikke har vært på andre anlegg nylig. Dette sikrer at ingen uvedkommende eller uforberedte gjester bringer med seg smitte ved besøket. Alle besøk loggføres automatisk med navn, tidspunkt og formål, slik at man i ettertid kan spore hvem som var hvor, når, dersom det skulle bli nødvendig.
‍

For eksempel:
En servicetekniker som ankommer et oppdrettsanlegg for et reparasjonsoppdrag, blir bedt om å registrere seg i DESS ved porten. Han fyller raskt ut navn og firma på mobilen og krysser av for at han har fulgt smittevernkrav (rent tøy, desinfiserte støvler osv.). Før han går inn, er besøket allerede loggført, og driftsleder på anlegget kan se at alle krav er oppfylt. Skulle det senere oppstå en smittehendelse, vet man akkurat hvem som var til stede den dagen og kan følge opp deretter.

DESS® tilbyr en interaktiv kartvisning av oppdrettsanleggene som gir et unikt overblikk for ledere og driftsansvarlige. På kartet ser dere alle deres lokaliteter markert geografisk. Ved å klikke på en lokasjon får man opp nøkkelinformasjon og data for stedet. Systemet henter også automatisk oppdatert smittestatus fra BarentsWatch for hver lokalitet – det vil si informasjon om listeførte fiskesykdommer i området. I tillegg kan dere legge inn lokalitetsspesifikk info som notater eller dokumenter (f.eks. biosikkerhetsinstrukser spesielt for den lokaliteten). Kartoversikten gjør det enklere å planlegge og reagere: Man ser umiddelbart hvilke anlegg som er mest utsatt og kan trykke seg inn for å få detaljer, uten å måtte bla gjennom lister og rapporter. Dette gir en intuitiv forståelse av situasjonen i sanntid.
‍

• Sanntids smittestatus:
  DESS® integrerer med offentlige databaser (BarentsWatch m.fl.) for å vise aktuell status på sykdomsutbrudd i nærheten av hver lokalitet. F.eks. vil en lokasjon som ligger i en sone med ILA-utbrudd (Infeksiøs lakseanemi) være markert, slik at dere kan ta forhåndsregler for besøk og transport til/fra dette anlegget.
  ‍‍
• Lokal info og dokumenter:
  For hver lokalitet kan dere lagre egne notater eller laste opp dokumenter som er relevante for det stedet – alt fra beredskapsplaner til kontaktinfo. Disse er tilgjengelige via kartet. Dermed samles all informasjon om et anlegg på ett sted – klikk på kartet, så har du både status og viktige filer umiddelbart.
  ‍

For eksempel:
En driftsleder som skal planlegge ukeplanen, åpner kartoversikten i DESS. Hun ser da at et av anleggene lengst nord lyser rødt på kartet på grunn av et pågående sykdomsutbrudd i området. Samtidig ser hun notatet om at dette anlegget har skjerpede hygienekrav. Hun kan dermed omdirigere servicefartøy til andre lokaliteter først og utsette ikke-kritiske besøk til det utsatte anlegget. Uten kartoversikten ville det tatt lengre tid å innhente all denne infoen fra ulike kilder – nå har hun alt i én visuell fremstilling.

God biosikkerhet skapes i fellesskap. DESS® legger til rette for samarbeid og deling av erfaringer, slik at man kan lære av hverandre og kontinuerlig forbedre rutinene. En innebygd meldingstjeneste i appen er dedikert til biosikkerhet, slik at viktige beskjeder ikke forsvinner i mengden av vanlige e-poster eller chat. Her kan kolleger – og også eksterne partnere med begrenset tilgang – diskutere og koordinere vask, desinfeksjon og andre smitteverntiltak. Man kan opprette egne tråder per lokalitet eller hendelse, slik at all kommunikasjon holder seg fokusert og relevant (ingen “spam” – det som deles her handler kun om biosikkerhet). I tillegg har DESS en funksjon for mer uformell erfaringsdeling: brukere kan poste bilder, tips og beste praksis på en felles erfarings-feed. For eksempel kan en røkter legge ut et bilde av et nyvasket fartøy med en kommentar om hvilken metode som fungerte best. Andre DESS-brukere i bransjen kan se dette (innenfor trygge, delte nettverk) og lære av det. Over tid bygges det opp et felles kunnskapsgrunnlag i næringen via DESS.
‍

• Fokusert kommunikasjon:
  Hold samtaler om biosikkerhet der de hører hjemme. Enten man diskuterer dagens vaskeplan for Lokalitet X eller avklarer en prosedyre med en servicetekniker, kan man gjøre det i DESS uten å blandes med annen kommunikasjon. Man kan også dele kontaktinfo (valgfritt) for enklere samarbeid på tvers av selskap, direkte i appen.
  ‍‍
• Erfaringsdeling i nettverk:
  DESS® sin erfarings-feed gjør det mulig å dele suksesshistorier og lærdommer med andre som bruker systemet. Dette inspirerer til forbedring: Når én oppdretter finner en smartere måte å utføre en rutine på, kan hele nettverket dra nytte av det. Slik unngår man at hver bedrift “går i de samme fellene” – man kan lære av hverandre og heve standarden i fellesskap.
  ‍

For eksempel:
Driftsledere fra flere oppdrettsselskaper begynner å bruke DESS til å diskutere smittevern. I en felles tråd for erfaringsutveksling deler en leder fra Selskap A resultatene fra et pilotprosjekt de har gjort med en ny desinfeksjonsmetode. Andre ledere stiller spørsmål og deler sine egne erfaringer. Gjennom denne dialogen, fasilitert av DESS, sprer kunnskapen seg raskt i bransjen. Alle parter får et bedre beslutningsgrunnlag, og man unngår at hver aktør må prøve og feile på egen hånd med de samme tiltakene. DESS blir dermed mer enn bare et rapporteringssystem – det blir en plattform der hele havbruksnæringen kan stå sammen om smittevern og kontinuerlig forbedring.